Notre Philosophie

La confiance, la patience, la bonne humeur et la sympathie sont des valeurs très importantes pour notre agence.

Notre objectif final est de vous accompagner dans la réalisation de vos projets, en toute transparence des coûts et respect des prestataires, proximité avec nos clients, esprit d’équipe, une seule interlocutrice.

Le professionnalisme et la réactivité de nos équipes vont permettre de répondre à toutes les demandes des participants et  

• S’assurer du bon déroulement de l’ensemble des activités et animations

• Contrôler la présence de l’ensemble des participants inscrits

• Favoriser une atmosphère propice à la détente et à la performance

• S’occuper de l’intendance et de la logistique

 

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Les missions d’un chargé de projet événementiel

 

Organiser tout type d’événement, de A à Z, en devenant chargé de projet événementiel

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Ce métier consiste à organiser des événements très variés, directement pour son entreprise ou bien pour le compte de clients (si vous travaillez en agence de communication) : salons professionnels, festivals, lancements de produits, petits déjeuners d’entreprise, soirées de gala, rencontres sportives, séminaires, portes ouvertes, inaugurations, team building coordination, décorateur, soirées VIP, arbres de noël.

 

A chaque étape, que ce soit au niveau humain, matériel ou financier, le chargé de projet intervient.

En effet, il sélectionne les fournisseurs et prestataires avec qui il négocie le budget, réserve le lieu de l’événement, gère l’installation, s’occupe de l’agencement de l’espace…jusqu’à s’assurer du bon déroulement de l’événement, le jour J.

 

Le chargé de projet a un rôle d’intermédiaire entre sa hiérarchie, le client (s’il travaille en agence de communication) et les différents prestataires.

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Nos Qualités

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Avoir le sens du contact.

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Comme tous les métiers de communication, le chargé de projet événementiel doit posséder d’excellentes capacités relationnelles : aimer le contact client, savoir écouter, être à l’aise à l’oral tout comme dans la négociation… Vous l’aurez compris, en homme de terrain, ce métier demande d’être un excellent communicant.

 

Disponibilité

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Des déplacements fréquents sont à prévoir pour rencontrer le client et les prestataires. De plus, vos horaires peuvent varier d’une journée sur l’autre si vous avez un rendez-vous en début ou fin de journée.

 

Réactivité

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Afin de s’adapter à chaque projet, identifier les contraintes, trouver des solutions à chaque problème, faire face aux imprévus… le professionnel doit être dynamique et réactif.

 

Organisé

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Méthode et rigueur doivent faire partie de vos qualités afin d’assurer une organisation parfaite de vos événements dont vous aurez la charge.

 

Créativité

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Pour que l’événement soit réussi et plaise au plus grand nombre, vous devez être créatif, original et avoir le sens de la perfection.

 

Bonne résistance au stress

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Pendant toute l’organisation en amont de l’événement, jusqu’au jour J, vous rencontrez des imprévus qui seront source de stress. Par conséquent, le sang-froid et la patience sont des qualités essentielles du chargé de projet événementiel.

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Définir des objectifs en 10 étapes

 

1. définir les objectifs

Tout événement doit être conçu en fonction :de son objectif,de sa cible.

Il est donc essentiel de définir clairement ces deux points, qui conditionneront toutes les décisions, tout au long du processus d’organisation.

Par exemple, la nature même de l’événement sera radicalement différente selon qu’il s’agit d’un séminaire pour des partenaires, des collaborateurs ou des clients.

 

2. Choisir un thème et un format

Le thème et le format seront définis en fonction des objectifs et du public. La 1ère étape : trouver un intitulé accrocheur, qui motivera les participants, et autour duquel s’articulera le projet.

Parallèlement, il faut estimer s’il est plus adapté d’organiser un week-end, une journée ou un dîner, et ce toujours en fonction de l’objectif.

3. Définir un budget

Le budget devra être défini en fonction des critères précédents (objectif, cible, format) et non uniquement en fonction de contraintes internes.

Par exemple, mieux vaut négocier avec l’hôtel des avantages relevant du confort des chambres, plutôt qu’une remise de prix.

 

4. Choisir une date

Du choix judicieux de la date dépendra la présence d’un maximum d’invités.

Évitez les dates qui compromettraient la disponibilité des participants, et donc le succès de l’événement :les week-ends de ponts,les vacances scolaires,les jours d’événements sportifs nationaux

 

5. Choisir le lieu

Le lieu devra être choisi selon sa capacité d’accueil, sa facilité d’accès, la présence d’un interlocuteur privilégié sur place…

La consultation des brochures ne suffit pas : une visite des lieux est indispensable pour éviter toute mauvaise surprise et imaginer plus facilement l’événement à organiser dans ce contexte.

Une fois le lieu choisi, une demande de devis devra être effectuée et il est en outre conseillé de poser une option pour garantir la réservation.

 

6. Élaborer le rétro planning en amont de l’événement

Un rétro planning permet de suivre au jour le jour toutes les étapes de l’événement pour s’assurer de son bon déroulement.

Ce rétro planning doit :Intégrer toutes les échéances: réservations à effectuer, interlocuteurs à prévenir, acomptes à verser,

Prévoir une certaine marge de manœuvre pour ne pas compromettre l’événement en cas de retard ou d’imprévu sur une échéance.

 

7. Réaliser le planning de l’événement pour les participants

La journée doit être organisée avec soin, selon un planning précis qui sera communiqué à tous les invités.

Il comprendra :les heures des conférences et des activités,des temps de pause au cours de la journée,une certaine marge de manœuvre pour « absorber » les imprévus, comme une conférence débordant légèrement de l’horaire initial.

 

8. Communiquer en amont sur l’événement

Que les participants soient des collaborateurs de l’entreprise ou des invités extérieurs, un plan de communication doit être mis en place.

Son objectif : prévenir les invités suffisamment à l’avance et s’assurer de leur présence.  Il faut donc leur faire parvenir des invitations, recueillir leurs réponses pour évaluer le nombre réel de participants…

Attention : si certaines activités requièrent une tenue particulière, cela doit être clairement précisé, afin de ne pas mettre les invités mal à l’aise (par exemple une tenue de sport pour des jeux sportifs, de bonnes chaussures de marche pour une course d’orientation, etc.).

 

9. Répéter, synchroniser…

La veille de l’événement, une visite sur les lieux est indispensable pour :

S‘assurer que tout est en place, faire éventuellement des répétitions, en particulier si une prestation artistique est prévue,

Recontacter les différents intervenants qui animeront la journée pour faciliter son déroulement.

 

10. Communiquer après l’événement

Une fois l’événement terminé, tout n’est pas fini !

Le lendemain, mettre en place un formulaire de satisfaction pour recueillir les retours des participants sur l’événement.

Une semaine plus tard, envoyer aux participants un mot de remerciement et un compte rendu de la journée, si possible avec des photos prises au cours du séminaire.

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 Nos compétences

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• Conseiller un client

• Identifier les besoins d'un client

• Sélectionner des fournisseurs, sous-traitants, prestataires

• Établir un devis

• Contractualiser une prestation

• Organiser un événement

• Organiser une animation

• Coordonner les prestataires, fournisseurs, intervenants

• Organiser la logistique d'un événement

• Contrôler la conformité de réalisation de fournisseurs, sous-traitants, prestataires

• Suivre un budget

• Organiser un événement professionnel

• Répondre à un appel d'offre

• Établir un cahier des charges

• Réaliser une gestion administrative

• Organiser et proposer une prestation traiteur

• Développer un réseau de partenaires

• Animer un réseau de partenaires, fournisseurs ou prestataires

• Mettre en place des actions de communication

• Développer un portefeuille clients et prospects

 

 

Réunir

Séminaires
Conventions
Comités de direction
Assemblées générales
Formations
Lancements de produit
Road Show
Événements clients

 

 

Fédérer

Team Building
Challenges commerciaux
Activités sportives
Activités culturelles
Activités culinaires
Théâtre d’entreprise
Soirées festives
Inaugurations

 

 

Remercier

Voyages de récompense
Anniversaires d’entreprise
Artistes et événements variés
Soirées de gala
Journées incentive
Remises de prix
Séjours insolites
Week-end client

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